Assinaturas eletrônicas: conheça os tipos e suas aplicações

Assinatura Eletrônica IDENTIFICAÇÃO DIGITAL

*Atualizado em 06/12/2024.

Você já se viu diante da necessidade de assinar documentos digitais de forma rápida e segura? Acredite, isso é cada vez mais comum. Com a ascensão da era digital, as assinaturas eletrônicas tornaram-se indispensáveis para empresas e pessoas que buscam simplificar processos e reduzir burocracias.

Continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre o uso das assinaturas eletrônicas, também chamadas de assinaturas digitais, seus benefícios, qual a mais indicada para o seu negócio, além de descobrir como verificar a veracidade de uma autenticação digital. Confira!

O que é assinatura eletrônica?

Tipos de assinatura eletrônica | Foto de uma mulher branca assinando um documento digital no tablet | Assinatura Digital | Blog da CertiSign

A assinatura eletrônica é um método simples e seguro de assinar legalmente documentos digitais. Elas são os meios mais avançados e ideais para livrar-se da burocracia e ganhar mais agilidade.

Ela descarta a vulnerabilidade das assinaturas escritas, que podem ser falsificadas com mais facilidade, por possuírem sistemas de segurança avançados para a identificação do signatário — quem assina os documentos.

A partir da Lei n.º 14.063, criada em setembro de 2020, com finalidade de proteger as informações pessoais de todos os cidadãos, as assinaturas passaram a ser classificadas em três categorias, que você confere a seguir.

Quais são os tipos de assinaturas que existem?

Como forma de adaptação para diferentes casos que precisam de assinatura, foram criadas três tipos de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada. Saiba mais sobre cada uma delas:

Assinatura eletrônica simples

De início, considerada o modelo básico, a assinatura eletrônica simples é indicada para aquelas transações de baixo risco, como a confirmação de agendamento de uma consulta ou serviço, recibos, aceites de propostas, entre outros. Nesse padrão, o signatário do documento não tem a necessidade de possuir uma identificação digital para validar a sua assinatura. São usados apenas os dados básicos, como RG e CPF.

Segundo informações do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), esse formato usa “(…)métodos comuns para verificação da identidade, como o e-mail, a identificação corporativa ou a senha por telefone”.

Para simplificar, ela pode ser gerada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e tem eficácia probatória de acordo com as evidências colhidas, como a geolocalização, voz, imagem, entre outros critérios.

É importante dizer que, exatamente por ter uma validação simplificada da identificação, sua validade jurídica depende do consentimento entre as partes envolvidas na transação.

Assinatura eletrônica avançada

Muito utilizada por empresas, a assinatura eletrônica avançada necessita da comprovação de identidade do signatário. Essa validação pode ser feita por meio da coleta e validação de dados biométricos, como também, por exemplo, via validação de documentos de identificação.  

Ao assinar o documento usando a assinatura eletrônica qualificada,  as informações do signatário são conectadas ao arquivo e podem ser conferidas eventuais edições no conteúdo. Por ter um processo de validação da identidade do signatário mais robusto, ela pode ser usada para assinar documentos de criticidade média ou como uma camada adicional de segurança em uma transação.  Sendo assim, ela é ideal para:

  • assinatura de contratos;
  • assinatura de procurações;
  • assinatura de propostas;
  • assinatura de termos de consentimento.

Para simplificar o entendimento, uma selfie pode ser considerada uma assinatura eletrônica avançada, porque a partir dela são verificados os dados biométricos faciais para comprovar a identidade do signatário.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada, também conhecida como assinatura digital, é considerada a forma mais segura de autenticar um documento. Ela funciona como uma assinatura de próprio punho e tem validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.

Para utilizar esse tipo de assinatura eletrônica, é preciso obter um certificado digital emitido no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que garante a autenticidade, integridade e não-repúdio das transações realizadas por meio dele. 

Desta forma, a assinatura eletrônica qualificada, ou assinatura digital, é indicada para todos os tipos de transações, especialmente a de criticidade elevada, já que é o método mais seguro de garantir a autenticação de uma operação digital.  Portanto, a partir do certificado digital é possível assinar: 

Vale dizer que para assinar documentos eletronicamente é necessário utilizar uma plataforma, como a Certisign Assinaturas. Faça seu cadastro e experimente gratuitamente. É super simples: basta subir o documento, escolher como quer assinar e pronto!

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica? | Foto de uma mulher assinando online no celular | Identificação Digital | Blog da Certisign

Há algum tempo, eram consideradas assinaturas eletrônicas somente as realizadas sem o certificado digital. Já o termo assinatura digital era associado à assinatura com certificado digital.

Contudo, a partir da Lei das assinaturas, todas elas são consideradas assinaturas eletrônicas, mas com diferentes níveis de comprovação legal. O termo assinatura digital passa a ser considerado um sinônimo.

Benefícios de usar uma assinatura eletrônica

Seja do tipo simples, avançada ou qualificada, a assinatura eletrônica garante diversas vantagens no ambiente digital que refletem também no seu dia a dia físico. Confira a seguir os 5 principais benefícios:

1. Economia de tempo e recursos 

Elimina a necessidade de imprimir, escanear, enviar e armazenar documentos físicos, reduzindo custos com papel, deslocamentos e espaços para armazenamento.

2. Facilidade de uso 

Permite assinar documentos de forma rápida e conveniente, a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, utilizando dispositivos eletrônicos como computadores, smartphones ou tablets.

3. Agilidade

Assinar eletronicamente é muito mais rápido. Todas as etapas são online, permitindo que todos os envolvidos no fluxo sejam notificados.

4. Segurança

As assinaturas eletrônicas têm respaldo jurídico, previsto na legislação. Além disso, assinar digitalmente é uma maneira eficaz de coibir fraudes.

5. Conformidade legal

Muitos países reconhecem legalmente a validade das assinaturas eletrônicas, desde que atendam aos requisitos estabelecidos pela legislação local. 

Tire suas dúvidas sobre assinatura eletrônica

Dúvidas sobre assinatura eletrônica | Foto de uma mulher no tablet | Identificação Digital | Blog da Certisign

Apesar de não ser uma solução tão nova no mercado, as assinaturas eletrônicas são novidade para muitas pessoas. Por isso, separamos algumas das perguntas mais comuns sobre o assunto para responder. Confira!

Assinatura eletrônica tem validade?  

  • Assinatura eletrônica qualificada: este tipo de assinatura tem sua validade jurídica prevista na legislação, mais especificamente na Medida Provisória 2.200-2. Isso significa que qualquer documento assinado com um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica.
  • Assinatura eletrônica simples e avançada: nestes casos, a validade jurídica depende das evidências coletadas no momento da formalização da transação. Isso pode incluir informações como geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e até mesmo uma assinatura manuscrita. 

Portanto, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas simples e avançadas é configurada com base nas evidências coletadas. 

Existe alguma assinatura digital gratuita?

Sim. A assinatura eletrônica simples e avançada não necessitam de nenhum investimento para realizá-las. Isso porque esse tipo de assinatura pode ser algo tão simples quanto uma rubrica em uma tela, uma selfie, um login ou até mesmo o ato de clicar em um botão “Assinar”. 

Ou seja, como explicamos acima, são apropriadas para contratos e documentos de baixo risco, como solicitações de serviços essenciais (água, luz e internet), atas de reuniões, propostas comerciais e documentos similares. Já a assinatura qualificada exige o investimento no certificado digital ICP-Brasil.

No entanto, seja qual for o tipo de assinatura, na maior parte dos casos haverá a necessidade de usar uma plataforma que viabilizará a formalização do documento — exceto em alguns fluxos no qual você não seja quem registrou o documento na plataforma. 

Exemplo: você compra um carro e recebe um link para assinar o contrato de compra. Neste caso, não haverá investimento. Você só precisará assinar o documento. O investimento fica para a loja que te vendeu e que faz a tramitação via alguma plataforma de assinaturas.

Assinatura digital e digitalizada são a mesma coisa?

Apesar da semelhança entre os termos, o significado é diferente. Entenda qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica:

  • Assinatura digital: é um termo utilizado como sinônimo para se referir às assinaturas eletrônicas que utilizam  certificados digitais. Ela é única e protegida por meio de algoritmos que garantem sua autenticidade, integridade e não repúdio.
  • Assinatura digitalizada: imagem digital de uma assinatura manuscrita que foi escaneada ou fotografada e anexada a um documento eletrônico. Embora a assinatura digitalizada possa ser visualmente semelhante à assinatura manuscrita original, ela não oferece os mesmos níveis de segurança e autenticidade que uma assinatura eletrônica.

Leia também: Assinatura Digital, Digitalizada e Eletrônica são diferentes

Assinatura digital: exemplo prático

Após toda essa explicação, fica claro que a assinatura eletrônica qualificada é a opção mais segura e funcional, por ser válida para autenticar qualquer tipo de documento digital. E, para mostrar a eficiência desse tipo, na prática, trouxemos um exemplo da utilização da assinatura eletrônica qualificada.

Imagine a seguinte situação: você é CEO de uma empresa do setor de compras e está prestes a fechar um grande negócio com um parceiro no exterior. O contrato final precisa ser assinado por ambos os lados. No entanto, enviar o documento físico levaria dias e o processo seria extremamente longo. A solução? Utilizar o certificado digital para assinar o documento.

Leia também: O uso da assinatura digital e eletrônica nos processos de RH

Como se faz uma assinatura eletrônica?

Seja para empresas do setor financeiro, educacional, advocacia, saúde ou qualquer outra área, a Certisign — especialista em identificação e segurança digital — oferece diversos planos e opções personalizadas para a sua organização ter e utilizar a assinatura digital por meio da plataforma Certisign Assinaturas.

Quer saber mais sobre assinaturas eletrônicas e entender como funciona, na prática? Assista ao vídeo a seguir.

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