O Prontuário Médico é um documento de propriedade do paciente, mas o médico ou a instituição de saúde têm a obrigação de guardá-lo. No caso do prontuário físico, ele deve ser preservado pelo prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro realizado. Porém, caso haja a digitalização dessas informações, o prontuário em papel pode ser eliminado.
Mas há muito mais envolvido na guarda e manuseio do Prontuário Médico e é isso que vamos explorar neste texto!
Benefícios do Prontuário Médico
O que a legislação diz sobre a guarda do Prontuário Médico?
A Resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM) determina que o prazo mínimo para a preservação dos prontuários de pacientes em papel deve ser de 20 anos a partir do último registro. Porém, ela dispõe também sobre o Prontuário Médico Eletrônico ou Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).
De acordo com essa resolução, fica autorizada a digitalização dos prontuários, desde que os métodos de digitalização reproduzam todas as informações dos documentos originais e que os arquivos digitais sejam controlados por um sistema especializado que:
● Tenha capacidade de utilizar base de dados adequada para armazenamento dos arquivos digitalizados;
● Ofereça um método de indexação que possibilite a criação de arquivamento organizado para a realização de pesquisas de maneira simples e eficiente;
● E obedeça aos requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) estabelecido no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico de Saúde.
Essa resolução do CFM permite ainda a eliminação do Prontuário Médico em papel caso suas informações tenham sido digitalizadas em um sistema que cumpra os requisitos do NGS2. Entretanto, se o sistema obedecer apenas ao Nível de Garantia de Segurança 1 (NGS1), a eliminação não é autorizada.
Existe também uma lei federal, a Lei 13.787 de 2018, que dispõe sobre a digitalização e utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio do prontuário médico. Ela determina, entre outras coisas, que:
● O processo de digitalização deve ser realizado de forma a assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade do documento;
● Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais;
● Os documentos originais poderão ser destruídos após terem sido digitalizados, desde que o processo de digitalização tenha utilizado um Certificado Digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) ou outro legalmente aceito;
● Os meios de armazenamento digitais deverão proteger os documentos do acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;
● O Prontuário Médico Digital também deve ser guardado por no mínimo 20 anos a partir de seu último registro.
Por que optar pelo Prontuário Digital?
Como você já deve ter percebido, a digitalização do Prontuário Médico é uma ótima opção para as instituições de saúde. Além de liberar espaço físico, já que os prontuários de papel não precisarão mais ser guardados, o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente também traz outras vantagens:
● O manuseio do Prontuário Médico Digital fica mais fácil, pois as informações ficam todas reunidas em um único lugar e há a opção de buscá-las;
● Há menos risco de perder os prontuários em acidentes, seja em acidentes como enchentes e incêndios ou por problemas na guarda;
● A gestão dos prontuários fica otimizada e facilitada;
● As informações ficam mais seguras;
● O acesso ao histórico dos pacientes fica facilitado;
● Os recursos que eram direcionados para o armazenamento dos documentos podem ser redirecionados para outros objetivos;
● Os processos burocráticos são reduzidos;
● É mais um passo para a obtenção da Certificação HIMSS (Health Information and Management Systems Society), que indica o grau de digitalização da instituição de saúde.
Prontuário Médico Eletrônico e Certificado Digital
Tanto a resolução do CFM quanto a Lei 13.787 exigem o uso de Certificado Digital padrão ICP-Brasil na digitalização do Prontuário Médico. Para isso, pode contar com a Certisign. Aliás, a Certisign tem soluções completas e 100% digitais para hospitais, dentre elas os Prontuários Eletrônicos dos pacientes. Saiba mais.
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