O uso da assinatura digital nos processos das instituições de ensino

Maria Tereza Aarão Soluções Corporativas

Eficiência operacional e redução de custos. Como conquistá-los? O uso do Certificado Digital tem sido a resposta para empresas de diversos segmentos e, agora, também passou a ser pauta das instituições de ensino. E qual é o motivo?

Cotidiano das instituições de ensino

Maria Teresa Aarão

Maria Teresa Aarão, Diretora de Inovação em Produtos e Mrcados da Certisign

Não é novidade que as secretarias acadêmicas lidam com milhares de procedimentos que incluem a assinatura de documentos em papel, como diplomas, certificados, histórico escolar, entre outros. Com o Certificado Digital os processos desses exemplos podem ser migrados para o meio eletrônico, concedendo aos signatários comodidade e à área administrativa uma gestão paperless.

Isso é possível porque a cada uso do Certificado é gerada uma assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico da manuscrita, garantido pela legislação brasileira. Ou seja: o papel é substituído pelo arquivo eletrônico e a caneta pelo Certificado Digital com total segurança e respaldo da lei.

Ganhos para as instituições de ensino

  • O primeiro benefício é a eficiência operacional, porque processos realizados no meio eletrônico são mais rápidos. Para se ter uma ideia, lotes com centenas de diplomas podem ser assinados com apenas um clique, e do mesmo modo que as assinaturas são geradas, os envios são realizados.
  • Não é preciso que a instituição de ensino se preocupe com a presença física do reitor para assinar, já que ele pode fazer isso em qualquer lugar e a qualquer hora, basta estar com acesso à internet e em posse do Certificado Digital, que, inclusive, pode ser armazenado no celular ou tablet, por meio da versão mobileID.
  • Se preocupar com a retirada do diploma por parte do aluno também não é preciso, porque ele recebe o documento por e-mail.

Redução de custos

Sobre a redução de custos, para calculá-la é só pensar em todas as etapas que são eliminadas ao migrar o processo de assinatura para o meio eletrônico. Não há uso de papel, logo necessidade de impressão; espaço para o armazenamento de documentos; mão de obra para organizar acervos e receber os alunos pessoalmente na instituição de ensino; entre outros.

Como integrar a Certificação Digital

Diante de tantos benefícios fica uma questão: é complicado inserir a Certificação Digital no dia a dia das instituições de ensino? A resposta é não. Há dois meios de integrar a tecnologia na rotina administrativa do setor de educação:

  • Por meio do uso de um portal de assinaturas, que pode ser customizado de acordo com as regras da instituição;
  • Ou integrando a tecnologia em sistemas novos ou já utilizados pela secretaria acadêmica. Em ambos os casos, não é preciso realizar mudanças na infraestrutura tecnológica.

Caso de sucesso

O Centro Universitário Belas Artes (SP) já utiliza o Portal de Assinaturas desde dezembro de 2012 para assinar os diplomas eletrônicos das turmas de graduação e pós-graduação. Com a adoção da assinatura digital, um lote de diplomas, com aproximadamente 100 documentos, é assinado em apenas um dia. Antes, esse mesmo processo, levava cerca de uma semana.

Faça parte da história das Instituições de ensino digitais, tornando seus processos referência no quesito paperless. Crie, assine, transmita e armazene documentos no Portal de Assinaturas. Experimente gratuitamente.

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