Mais um ano chegando ao fim. São 365 dias que vão ficando na memória. Mas o importante é se preparar para os novos dias, deixando tudo em ordem a fim de começar 2020 prontos para vencer. Por isso, o Clube do Contador Certisign dá algumas dicas de como arrumar o escritório neste finzinho de ano. Vamos a elas:
Dicas para o Contador organizar o escritório
Férias
Neste período muitas pessoas tiram férias e os escritórios contábeis geralmente trabalham com equipes reduzidas. Se você é uma dessas pessoas que pretende pular ondas nas praias tropicais, que tal antecipar algumas tarefas, a fim de contribuir com os seus colegas que irão trabalhar em regime de plantão?
Fechamento mensal
Uma das atividades contábeis que pode ser feita com certa antecedência é o fechamento mensal, tarefa realizada ao fim de cada mês para processar e registrar as transações financeiras ocorridas naquele período. Importante destacar que esta atividade exige boa comunicação entre as áreas da empresa, organização com documentos e muita responsabilidade das pessoas envolvidas. Então, como dezembro é um mês atípico, é importante começar a pensar neste fechamento o quanto antes, e, se for o caso, lançar as informações do setor fiscal, estoque e área operacional, por exemplo, em janeiro.
Planejamento
Identificar os serviços que podem ser executados antes do fim do mês é, na prática, uma parte importante do planejamento, que serve para que um objetivo seja alcançado de forma rápida, segura e eficiente. Além disso, não deixar as atividades para a última hora, uma vez que sempre há contratempos, e saber de antemão o que precisa ser feito evita muitos erros e equívocos, bem como a correria e o estresse.
Check-list
Então, já que estamos falando de planejamento, um apetrecho contábil extremamente útil é o check-list das rotinas de fechamento. Ou seja: para cada atividade há um responsável, a descrição de cada tarefa, o tempo despendido e o prazo para a entrega. O ideal é antecipar esses instrumentos dos trabalhos que já estão fechados para o próximo ano.
Lista de contatos
O período também é muito oportuno para atualizar a lista de contatos, com nome, e-mail e telefone. Ninguém merece começar um ano-calendário novo com a lista de contatos desatualizada, não é mesmo?
Reunião
Por fim, é indicado ainda que o gestor realize uma breve reunião para dividir as instruções necessárias de quem fica e de quem folga no fim do ano, alinhar prazos, relembrar fatos importantes que ficaram para trás (dos aspectos positivos e negativos que não podem passar despercebidos) e traçar as ações para janeiro próximo.
Antes de preparar as malas e curtir o recesso é ideal que todas as atividades abaixo tenham sido realizadas:
• conciliação dos saldos de caixa, contas-correntes e investimentos;
• análise de contas a receber e a pagar;
• levantamento de adiantamentos recebidos;
• apuração de despesas antecipadas;
• quitação dos tributos do período;
• reclassificação de saldos entre curto e longo prazo;
• conferência de entrada e saída de dinheiro e patrimônio do ano-calendário.
Certificado Digital
Outro detalhe que não pode passar despercebido é a renovação do Certificado Digital. Quem o tem já sabe que se não renová-lo terá muita dor de cabeça com os fiscos das três esferas. Se o seu cliente ainda não tem ou precisa renovar o Certificado Digital, indique esse produto no Clube do Contador Certisign e ganhe comissão por cada indicação. Além disso, o programa de relacionamento oferece prêmios aos profissionais e, ainda, ter acesso a descontos exclusivos nas maiores lojas virtuais do Brasil.
Então, desejamos um ótimo descanso para aqueles que saem e boa sorte para os que ficam!
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