No Dia 05 de junho, comemoramos o Dia Mundial do Meio Ambiente. Uma data em que lembramos da urgência em termos um planeta que já passou da hora de primar pela sustentabilidade, com boas práticas que beneficiam não apenas uma camada privilegiada da população, mas a todo o ecossistema. E dentro dessa missão de privilegiarmos o meio ambiente, eliminar o papel sempre que possível já é um belo passo. E para uma rotina mais paperless, veja como fazer para que os papeis desapareçam quase que por completo do ambiente de trabalho. As árvores (e a natureza) agradecem.
Como eliminar quase que por completo os papeis do ambiente de trabalho
Digitalize tudo o que for possível
Sim, sabemos que, mesmo em empresas de pequeno porte, há uma infinidade de documentos impressos por todos os lados. E sim, digitalizá-los é um processo trabalhoso e, vamos falar a verdade, bem chato. No entanto, esse procedimento é um primeiro passo mais do que necessário se você quer implementar uma rotina paperless. No entanto, depois que você transformar o processo de digitalização em uma prática periódica, verá que ela terá muito mais vantagens do que o oposto.
Governança e compliance: veja quais documentos podem ser eliminados
Foque com atenção nessas duas frentes na sua empresa, pois elas são decisivas na adoção do paperless. Se auditores e agências regulatórias aceitam arquivos digitais, não há necessidade de manter a versão física no escritório, certo? Logo, se o prazo para retenção de determinado documento já passou não há porque guarda-lo. A governança definida para a gestão da informação em sua empresa pode ajudá-lo com isso, verificando oportunidades e processos em que a eliminação do papel é possível.
Os funcionários da sua empresa devem abraçar a sua filosofia
Para que uma rotina paperless seja implementada com total sucesso, ela deve contar com a colaboração de todos os funcionários. Logo, faça uma ação de comunicação interna, encorajando todos a entrarem na campanha, estabelecendo metas e até oferecendo incentivos caso elas sejam batidas.
Tenha um sistema próprio para controlar os arquivos que foram digitalizados
Não adianta sua empresa implementar uma rotina paperless sem contar com um sistema de gestão de documentos eficiente, onde diversas tarefas do ciclo de vida do documento são automatizadas. Além da segurança, ter uma plataforma de gerenciamento permite rapidez na localização e agilidade de acesso, já que estão todos armazenados em um único diretório. Além disso, existem softwares que contam com aplicações para Certificados Digitais, ou seja, todos os documentos que estão digitalizados nesse ambiente possuem validade jurídica.
E para ajudar sua empresa a se tornar a mais paperless possível (e nosso planeta mais sustentável), que tal que tal assinar contratos digitais e com validade jurídica?
Uma boa oportunidade para usar o Portal de Assinaturas. Solução Certisign desenvolvida para tornar possível qualquer empresa ou usuário assinar e gerenciar documentos de forma totalmente online e automatizada. Nele, é possível assinar qualquer tipo de documento, de qualquer formato com total validade jurídica utilizando o seu Certificado Digital.
O Portal de Assinaturas simplifica todo o processo de assinaturas de documentos. Você não precisa mais perder incontáveis horas em filas ou vários dias para receber sua via assinada pelo motoboy. Em apenas alguns cliques, você envia e assina documentos acessando de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do mundo. Além da própria assinatura, o Portal de Assinaturas Certisign faz a guarda e gestão de todos os seus documentos eletrônicos de forma segura, armazenados por até 5 anos. Saiba mais sobre o Portal de Assinaturas aqui.
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