Redução de custos, automatização de processos, melhora de eficiência e sustentabilidade: esses são alguns dos mais importantes pilares que conduzem, principalmente, as grandes e médias empresas nos dias de hoje.
A partir desta necessidade de se produzir mais e melhor por menos, há uma cobrança cada vez maior de focar os esforços em estratégias que permitam a companhia atingir esses objetivos e, para isso, muitas estão implantando internamente o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) paperless, no qual a maneira de formalizar os documentos é automatizada e digitalizada por meio das Assinaturas Digital e Eletrônica.
Serviços Compartilhados com Assinatura Digital e Eletrônica
Soluções disponíveis para serviços Compartilhados
Enquanto a Assinatura Digital é gerada a partir do uso do Certificado Digital ICP-Brasil e tem valor jurídico assegurado pela legislação brasileira e, portanto, tudo que é formalizado por meio dela não pode ser repudiado, a eletrônica é a grafia de uma rubrica na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e tem eficácia probatória de acordo com as evidências colhidas – como a geolocalização, voz, imagem, entre outros critérios.
Simplifique sua rotina com a Assinatura Digital e Eletrônica
A gama de processos que podem ser simplificados com a adoção da Assinatura Digital e Eletrônica é ampla, e vai desde a autenticação de folhas de ponto e férias dos colaboradores (atendendo a área de Recursos Humanos) à formalização de contratos com fornecedores externos – agregando eficiência ao Jurídico. Áreas como RH, Finanças e Compras também são muito beneficiadas, pois possuem um alto volume de processos e aprovações.
Essas soluções podem ser integradas em seus sistemas já existentes, por meio de APIs (Application Programming Interface), mas também há a opção de ser criado. É possível utilizar o Portal de Assinaturas da Certisign – neste caso, basta, apenas, inserir as regras de negócio da companhia.
Qual é o melhor tipo de assinatura para o Centro de Serviços Compartilhados: digital ou eletrônica?
Tudo depende do documento/fluxo em questão e o seu risco. A Assinatura Digital pode ser usada para formalizar qualquer transação, mas é indicada, principalmente, para contratos com alto valor financeiro e de longa duração por conta da segurança. O uso do Certificado garante a autenticidade e integridade do documento. Já a Assinatura Eletrônica é mais direcionada para assinar documentos com baixo risco financeiro e de curto prazo, tais como recibos de entrega, aceite de propostas, contratos de serviços e financiamentos, entre outros.
Afinal, o que é Centro de Serviços Compartilhados (CSC)? Será que minha empresa já tem um?
De modo geral, o Centro de Serviços Compartilhados é uma unidade da empresa encarregada única e somente de administrar estruturas e fluxos de áreas como Financeiro, Contabilidade, RH, TI e Logística.
Os benefícios agregados à implantação desta área são inúmeros. Além de economia na gestão de processos, aumento de produtividade de recursos humanos, melhora da comunicação entre as áreas. Os CSCs permitem um olhar mais focado numa parte específica do negócio e potencializa o poder de análise e assertividade nas tomadas de decisão. Tudo isso resulta naquilo que as companhias mais buscam, no fim das contas: crescimento dos negócios.
Tendência mundial dos Serviços Compartilhados
A revista Fortune aponta que, em nível nacional, existem mais de 200 CSCs – a maioria concentrada na região sudeste, principalmente no estado de São Paulo. Em parâmetro mundial, estima-se que 90% das 100 maiores companhias do globo possuem um Centro. Inegável dizer, diante deste cenário, que se trata de uma tendência a ser seguida.
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