A era digital chegou para ficar e, com ela, a necessidade de atualizar os processos de negócios para essa nova realidade. Uma das formas mais eficazes de fazer essa transição é adotar as assinaturas eletrônicas. Além de diminuírem o consumo de papel, a adoção das assinaturas eletrônicas aumenta a produtividade e segurança, proporciona sustentabilidade e reduz custos.
Neste artigo, você vai aprender tudo sobre assinatura eletrônica, suas variações e como implementá-la na sua empresa com sucesso.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um recurso para confirmar o consentimento e a autenticidade de documentos. Ela tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, previsto em legislação.
Desta forma, ela viabiliza que a tramitação de documentos seja feita de maneira 100% online, proporcionando diversos benefícios. Veja a seguir.
- Eficiência: assine documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, com apenas alguns cliques. Elimine a necessidade de impressões e deslocamentos para envios.
- Segurança: as assinaturas eletrônicas garantem a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo-os contra fraudes e adulterações.
- Validade jurídica: a assinatura eletrônica possui validade jurídica no Brasil. Inclusive, a partir da Lei nº 14.063, as assinaturas eletrônicas passaram a ser classificadas em três categorias: assinatura eletrônica simples; assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada.
- Sustentabilidade: elimina o consumo de papel e a necessidade de idas e vindas, preservando assim o meio ambiente.
- Economia: reduza os gastos relacionados a tramitação física de documentos, que inclui papel, deslocamentos, autenticações e armazenamento físico.
Passo a passo para implementar a assinatura eletrônica em sua empresa
Desse modo, para aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura eletrônica, é fundamental seguir um processo de implementação estruturado e eficiente. A seguir, confira as etapas essenciais:
Escolha a solução ideal
Diversas soluções de assinatura eletrônica estão disponíveis no mercado. Na hora de escolher, avalie fatores como facilidade de uso, segurança, integrações com seus sistemas e investimento.
O Portal de Assinaturas CertiSign oferece uma experiência simples e segura para enviar e assinar documentos com validade jurídica. Nele, é possível criar fluxos para tramitação; escolher o tipo de assinatura eletrônica (simples, avançada ou qualificada), acompanhar todas as etapas em tempo real e, até mesmo, armazenar os documentos na própria plataforma. Com apenas um clique, um ou centenas de documentos podem ser assinados.
Importante também dizer que o Portal de Assinaturas pode ser integrado em sistemas, por meio de uma API (supersimples de integrar) ou sua empresa pode usar a versão web, que, inclusive, pode ser customizada de acordo com as regras do seu negócio. A solução oferece período de teste gratuito*. Para isso, basta ativar seu cadastro.
Para saber como se cadastrar no Portal de Assinaturas Certisign, assista ao vídeo abaixo.
Familiarize-se com os requisitos legais
Depois, certifique-se de que a solução escolhida esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações relevantes ao seu negócio, incluindo leis de privacidade de dados e legislações, como a LGPD, sobre a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e gerenciamento de documentos assinados eletronicamente.
Treine sua equipe
É fundamental que todos os membros da equipe compreendam como usar a assinatura eletrônica. Por isso, capacite sua equipe para usar a tecnologia de com segurança e eficiência. Isso inclui treinamentos sobre como assinar documentos, verificar assinaturas e gerenciar documentos assinados eletronicamente. Os clientes que contratam o Portal de Assinaturas, sob medida, contam com esse apoio – suporte especializado e treinamentos.
Implemente a assinatura eletrônica nos documentos da sua empresa
Uma vez escolhida a solução e treinada a equipe, é hora de definir quais documentos serão assinados eletronicamente. Realize a implementação de forma gradual e organizada, priorizando os documentos e fluxos que mais impactam a eficiência operacional do seu negócio. Isso pode exigir um planejamento cuidadoso, e a CertiSign também pode te ajudar nessa parte.
Quer saber como submeter documentos e escolher assinatura no Portal de Assinaturas? Assista ao vídeo abaixo.
https://www.youtube.com/watch?v=0FG_Jj8X8Ns
Monitore e aprimore: tire o máximo proveito da assinatura eletrônica
É fundamental monitorar e aprimorar constantemente o uso da assinatura eletrônica em sua empresa. Acompanhe de perto sua implementação, identifique áreas de melhoria e faça ajustes necessários para garantir o máximo aproveitamento dessa tecnologia.
No Portal de Assinaturas Certisign, é possível assinar um documento ou até centenas deles simultaneamente, o que otimiza não apenas o seu tempo, mas também o de sua equipe, acelerando os processos. Além disso, é possível criar fluxos de assinatura personalizados e acompanhar todas as etapas, proporcionando total controle sobre o progresso dos documentos. Por fim, com a opção de armazenamento na nuvem, seus documentos ficam seguros e acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento.
Portal de Assinaturas Certisign: a solução completa para assinatura eletrônica
O Portal de Assinaturas Certisign é uma plataforma completa e segura para impulsionar a digitalização do seu negócio e é ideal para empresas de todos os portes.
- Assine documentos online com praticidade: envie e assine com total segurança e validade jurídica.
- Assine um ou centenas de documentos de uma só vez: otimize seu tempo e agilize seus processos.
- Crie fluxos de assinatura e acompanhe as etapas: tenha controle total sobre a tramitação dos documentos.
- Armazene documentos na nuvem com segurança: acesse seus documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.
Experimente grátis o Portal de Assinaturas Certisign, sem compromisso. Não é necessário colocar cartão de crédito.
*Assine até 10 documentos no período de 30 dias a partir da data de cadastro. A condição é válida e vinculada ao CPF informado no cadastro e limitada a um (1) período de teste.
Assinatura eletrônica: o futuro dos negócios digitais
Sendo assim, a assinatura eletrônica é uma ferramenta poderosa para tornar seus processos de negócios mais eficientes e seguros. Ao seguir essas etapas simples, você pode implementar essa tecnologia de forma eficaz na sua empresa, garantindo uma transição suave para o mundo digital.
Com o Portal de Assinaturas CertiSign, você tem à disposição uma plataforma confiável e intuitiva para assinar documentos online, com validade jurídica e segurança.
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