*Atualizado em 07/02/2025.
A era digital chegou para ficar e, com ela, surge a necessidade de atualizar os processos de negócios para essa nova realidade. Uma das formas mais eficazes de fazer essa transição é adotar a assinatura eletrônica. Além de diminuir o consumo de papel, a adoção dessa assinatura aumenta a produtividade e a segurança, proporcionando sustentabilidade e redução de custos.
Para não ficar para trás no novo mercado, neste artigo, você aprenderá como fazer assinatura eletrônica, conhecer suas variações e como implementá-la na sua empresa com sucesso. Vamos começar?
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um recurso para confirmar o consentimento e a autenticidade de documentos.
Desta forma, ela viabiliza que a tramitação de documentos seja feita de maneira 100% online, proporcionando diversos benefícios. Veja quais são eles:
- Eficiência: assine documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, com apenas alguns cliques pelo celular ou tablet. Elimine a necessidade de impressões e deslocamentos para envios.
- Segurança: a assinatura digital garante a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo-os contra fraudes e adulterações.
- Validade jurídica: a assinatura eletrônica possui validade jurídica no Brasil. Inclusive, a partir da Lei n.º 14.063, as assinaturas passaram a ser classificadas em três categorias: simples, avançada e qualificada.
- Sustentabilidade: elimina o consumo de papel e a necessidade de idas e vindas, ajudando a preservar o meio ambiente.
- Economia: reduza os gastos relacionados a tramitação física de documentos, que inclui papel, deslocamentos, autenticação e armazenamento físico.
Leia também: Assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada: conheça as diferenças entre os tipos
Passo a passo para implementar a assinatura eletrônica
Desse modo, para aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura eletrônica, é fundamental seguir um processo de implementação estruturado e eficiente. A seguir, confira as etapas essenciais:
Escolha a solução ideal
Diversas soluções para assinatura de documentos digitais empresariais estão disponíveis no mercado. Na hora de escolher, avalie fatores como: facilidade de uso, segurança, integração com seus sistemas e investimento.
A plataforma Certisign Assinaturas, por exemplo, oferece uma experiência simples e segura para enviar e assinar documentos com validade jurídica. Nele, é possível criar fluxos para tramitação; escolher o tipo de assinatura eletrônica (simples, avançada ou qualificada – também conhecida como assinatura digital, feita a partir de um certificado), acompanhar todas as etapas em tempo real e, até mesmo, armazenar os documentos na própria plataforma. Com apenas um clique, um ou centenas de documentos podem ser assinados.
É importante também informar que a Certisign Assinaturas pode ser integrada em sistemas já existentes por meio de uma API, ou sua empresa pode usar a versão web, que, inclusive, pode ser customizada conforme as regras do seu negócio. Para os interessados, a solução oferece período de teste gratuito*, basta ativar seu cadastro.
Familiarize-se com os requisitos legais
Depois, certifique-se de que a solução escolhida esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações relevantes ao seu negócio, incluindo: leis de privacidade de dados e legislações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além das normas sobre validade jurídica das assinaturas eletrônicas e gerenciamento de documentos assinados online.
Treine sua equipe
É fundamental que todos os membros da equipe compreendam como usar a assinatura eletrônica. Por isso, capacite seus profissionais para usar a tecnologia com segurança e eficiência. Isso inclui treinamentos sobre como assinar documentos, verificar a autenticidade das assinaturas e gerenciar documentos assinados eletronicamente.
Vale destacar que, os clientes que contratam a plataforma Certisign Assinaturas, contam com esse apoio por meio do nosso suporte especializado e treinamentos. Para mais informações, entre em contato conosco pelo e-mail: comercial@certisign.com.br e tenha um atendimento exclusivo e personalizado.
Implemente a assinatura eletrônica nos documentos da sua empresa
Uma vez escolhida a solução e treinada a equipe, é hora de definir quais documentos serão assinados eletronicamente. Realize a implementação de forma gradual e organizada, priorizando os arquivos e fluxos que mais impactam a eficiência operacional do seu negócio. Isso pode exigir um planejamento cuidadoso — e a Certisign também pode te ajudar nessa parte.
Para conhecer mais detalhes da plataforma Certisign Assinaturas, assista ao vídeo abaixo:
Monitore e aprimore: tire o máximo proveito da assinatura eletrônica
É fundamental monitorar e aprimorar constantemente o uso da assinatura eletrônica. Por isso, acompanhe de perto sua implementação, identifique áreas de melhoria e faça ajustes, se necessário, para garantir o máximo aproveitamento dessa tecnologia.
Na Certisign Assinaturas, é possível assinar um documento ou até centenas deles simultaneamente, otimizando não apenas o seu tempo, mas também o de sua equipe.
Além disso, é possível criar fluxos de assinatura personalizados e acompanhar todas as etapas, o que proporciona total controle sobre o progresso dos documentos. Por fim, com a opção de armazenamento na nuvem, seus documentos ficam seguros e acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento.
Leia também: Lugares inusitados onde você pode assinar documentos digitalmente
Certisign Assinaturas: a solução completa para assinatura eletrônica
Agora você não terá mais dúvidas sobre como fazer assinatura eletrônica! A plataforma Certisign Assinaturas é completa e segura para impulsionar a digitalização do seu negócio e é ideal para empresas de todos os portes.
Conheça os benefícios de usar a assinatura eletrônica:
- Assine documentos online com praticidade: envie e assine com total segurança e validade jurídica.
- Assine um ou centenas de documentos de uma só vez: otimize seu tempo e agilize seus processos.
- Crie fluxos de assinatura e acompanhe as etapas: tenha controle total sobre a tramitação dos documentos.
- Armazene documentos na nuvem com segurança: acesse seus documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.
Gostou do que leu e quer conhecer melhor a plataforma de assinatura eletrônica da Certisign, na prática? Experimente grátis*, sem compromisso agora mesmo! Não é necessário colocar cartão de crédito para esse teste.
Como fazer assinatura eletrônica: o futuro dos negócios digitais
Como vimos, a assinatura eletrônica é uma ferramenta poderosa para tornar seus processos de negócios mais eficientes e seguros. Ao seguir as etapas informadas, você poderá implementar essa tecnologia de forma eficaz na sua empresa, garantindo uma transição suave para o mundo digital.
Com a Certisign Assinaturas, você tem à disposição uma plataforma confiável e intuitiva para assinar documentos online, com validade jurídica e segurança. Para começar assinar digitalmente, acesse o site da Certisign Assinaturas e ative seu teste gratuito*.
E se você precisa de serviços personalizados, ou deseja esclarecer alguma dúvida, entre em contato conosco pelo e-mail: comercial@certisign.com.br para falar com nossos especialistas.
*Assine até 10 documentos no período de 30 dias a partir da data de cadastro. A condição é válida e vinculada ao CPF informado no cadastro e limitada a um (1) período de teste.
