* Atualizado 10/07/2023
Diante do crescente uso da tecnologia, realizar tarefas com mais agilidade e assertividade se tornou uma necessidade em negócios de todos os portes e ramos. Afinal, quem não se adapta acaba perdendo espaço e, consequentemente, clientes. Mas, sabemos que muitos empresários/empreendedores ainda ficam um pouco inseguros quando o assunto é trocar a assinatura no papel pelas assinaturas eletrônicas. Dessa forma, a assinatura digital e eletrônica foram classificadas a partir da Lei nº 14.063 em três categorias. São elas:
- assinatura eletrônica simples (também conhecida como assinatura eletrônica);
- assinatura eletrônica avançada;
- assinatura eletrônica qualificada (também conhecida como assinatura digital, porque usa o certificado ICP-Brasil).
Então, para esclarecer como funciona cada assinatura, seja digital ou eletrônica, preparamos esse artigo para tirar todas as dúvidas. Confira!
Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Para começar, os dois tipos de assinaturas são feitos virtualmente, mas de maneira diferentes. E, também, ganharam novos nomes em 2020, a partir da Lei nº 14.063. Vamos entender!
Em primeiro lugar, a assinatura digital, ou melhor assinatura qualificada, é feita a partir do uso de um certificado digital no padrão ICP-Brasil válido. Logo, esse certificado oferece segurança total ao processo, pois utiliza tecnologia criptográfica para proteger a identidade do signatário e a autenticidade do documento em questão.
Além disso, a assinatura qualificada (digital) apresenta as seguintes características:
- Integridade: o documento não pode ser alterado sem invalidar a assinatura.
- Autenticidade: apenas o autor, por meio de uma chave privada, pode assinar o documento digital, atestando sua identidade.
- Irretratabilidade: uma vez assinado, não é possível negar a autenticidade da assinatura.
- Validade jurídica: o documento assinado digitalmente tem valor legal, sendo oficial e respaldado pela lei. Ele não pode ser repudiado.
Aliás, outro ponto importante é que a assinatura qualificada (digital) oferece uma segurança ainda maior do que uma assinatura manuscrita, que está sujeita a falsificações e pode ser contestada por meio de análise grafotécnica.
Já a assinatura eletrônica simples pode ser a rubrica numa tela ou um login. Isso porque ela tem validade jurídica conforme as evidências colhidas no momento da formalização da transação, como a geolocalização, endereço IP do dispositivo, fotografia, apresentação de documentos oficiais e até mesmo a assinatura manuscrita. Em resumo, ela confirma a identidade de maneira mais simples.
Como saber quando usar assinatura digital e eletrônica?
Antes de mais nada, para saber qual o momento certo para utilizar cada tipo de assinatura, é preciso entender a natureza e o nível de segurança exigidos pelo documento ou transação.
Ou seja, se o seu caso demanda maior segurança jurídica, autenticidade e sigilo, a assinatura qualificada (digital) é a melhor opção. Por outro lado, se você está diante de situações menos sensíveis, a assinatura eletrônica simples te atende.
Em seguida, veja quais são os principais exemplos de uso para a assinatura qualificada (digital) e assinatura eletrônica simples.
Assinatura qualificada – mais conhecida como assinatura digital
- Contratos de alto risco e longo período;
- Notas fiscais;
- Diplomas;
- Contratos de transferência de bens e imóveis;
- Relações com o poder público que envolvem informações sigilosas;
- Operações bancárias;
- Relatórios empresariais;
- Documentos jurídicos;
- Formulários trabalhistas, entre outros.
Assinatura eletrônica simples
- Assinatura de serviços essenciais como internet, água, luz etc.
- Atas de reuniões;
- Propostas comerciais;
- Contratos simples de compra e venda;
- Contratos de prestação de serviços.
Por fim, sempre avalie a criticidade do documento em questão, para escolher adequadamente entre as assinaturas avançada e simples.
Como assinar documentos online?
Depois de escolher o tipo de assinatura, é preciso ter uma plataforma para assinar o documento. E aí na hora de escolher opte por uma que seja segura, fácil de usar e reconhecida no mercado, como a plataforma Certisign Assinaturas.
Ou seja, na Certisign Assinaturas você consegue assinar seus documentos com validade jurídica, em qualquer hora, a qualquer lugar e com a agilidade. Um clique, documento assinado.
Aliás, uma dica legal é que ao realizar essas operações, é recomendado escolher uma plataforma de assinatura digital confiável. Isso significa que a assinatura deve ser feita em um ambiente seguro, garantindo a integridade do documento. Além disso, é importante contar com uma boa gestão de arquivos e uma interface de fácil utilização, desde o momento em que o documento é carregado até a devolução da versão autenticada.
Aqui na Certisign temos a solução perfeita para você que precisa de agilidade e segurança nos seus processos do dia a dia, a Certisign Assinaturas.
Dessa forma, com a Certisign Assinaturas você consegue assinar seus documentos com validade jurídica, em qualquer hora, a qualquer lugar e com a agilidade que você precisa para facilitar os processos burocráticos diários.
Os benefícios da assinatura digital e eletrônica
Ambas as modalidades de assinatura, qualificada e simples, permitem que a empresa tenha redução de custos, já que tudo é realizado digitalmente e armazenado na nuvem ou em servidores próprios. Com isso, é possível ter uma redução de 85% do tempo gasto em tarefas manuais, tornando seu dia a dia e negócio mais ágil.
A Certisign possui uma solução própria para quem precisa assinar e armazenar documentos, a plataforma Certisign Assinaturas. Ela pode ser usado em sua versão web, diretamente do site, mas também pode ser configurado especialmente para a sua empresa com suas regras de negócio e identidade visual. Há também a opção de usá-lo em API integrado ao sistema da sua empresa.
São muitas funcionalidades, entre elas:
- Fluxo de assinaturas
- Envio e assinatura em lote
- Acompanhamento do status em tempo real
- Notificação em cada etapa
- Rastreabilidade
- Inclusão de anexos e comentários
- Delegação de assinatura
- Guarda do documento por tempo indeterminado
- Envio de e-mail registrado
Em seguida, saiba sobre quais documentos podem ser assinados digitalmente.
Quais documentos podem ser assinados digitalmente?
Em tese, todos os documentos podem ser assinados digitalmente. Na prática, é preciso que a outra parte esteja apta a receber/assinar no formato eletrônico, caso seja necessária a assinatura desta parte também.
A seguir, veja alguns documentos que podem ser assinados usando a assinatura eletrônica:
- Contratos;
- Procurações;
- Laudos;
- Receituários (exige assinatura avançada);
- Processos jurídicos;
- Recibos;
- Termos;
- Pedidos de compra;
- Entre outros.
Em seguida, saiba mais detalhes sobre a assinatura digital e como você pode utilizá-la.
O que é assinatura qualificada, também conhecida por assinatura digital?
A Assinatura qualificada é gerada a partir do uso do certificado digital ICP-Brasil. Tem validade jurídica garantida pela legislação brasileira e não pode ser repudiada.
Além disso, a assinatura qualificada (digital) é indicada para oficializar transações eletrônicas em especial aquelas que envolvem alta criticidade. Vale destacar que a assinatura qualificada (digital) tem o mesmo valor legal que a assinatura física do titular.
Logo, para realiza uma assinatura qualificada (digital), é necessário ter um certificado digital, seja o e-CPF ou o e-CNPJ. Vale dizer que, quando o documento é assinado em nome da empresa, é necessário que todos os representantes legais do negócio, ou seja, os sócios mencionados no contrato social, utilizem seus certificados para a assinatura.
Como fazer uma assinatura digital (qualificada)?
De início é bem fácil, para ter uma assinatura digital, o primeiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora (AC) como a Certisign, que é a maior, líder e pioneira desde a sua fundação em 1996. Ou seja, é a Autoridade Certificadora que realiza a emissão do certificado digital por meio de um processo rigoroso para a confirmação da identidade.
O passo a passo para comprar um certificado digital pode ser acompanhado aqui. E, aqui na Certisign você pode comprar seu certificado digital em alguns cliques na loja virtual.
Depois de escolher sua AC, você deve acessar o site da respectiva. Aqui na Certisign há as seguintes etapas: escolha do certificado, que pode ser A1 ou A3, preenchimento dos dados, pagamento e agendamento do atendimento (validação).
Sobre o atendimento (validação) é a etapa na qual é confirmada a sua identidade. Com isso, ele pode ocorrer presencialmente em mais de 2.200 pontos de vendas ou online por meio de um agendamento.
Faça agora seu agendamento online!
Como usar uma assinatura digital?
Como explicado antes, a assinatura digital, desde 2020, tem o nome de assinatura qualificada. Utilizá-la é um processo simples e muito eficiente. Para isso, é necessário obter um certificado digital ICP-Brasil por meio de uma Autoridade Certificadora homologada pela ICP-Brasil, como a Certisign.
Então, depois de obter o certificado, você deve usar uma plataforma para assinatura de documentos, como a Certisign Assinaturas, que permite carregar o documento eletrônico e realizar a assinatura qualificada (digital) ou a eletrônica simples – sem certificado digital.
É bem simples assinar documentos online na Certisign Assinaturas! Basta escolher o documento que quer assinar ou usar um dos modelos disponíveis na plataforma, escolher como quer assinar – com ou sem certificado digital, definir signatário, a ordem das assinaturas e pronto! Documento assinado com validade jurídica e Carimbo do Tempo.
Vale destacar que, ao usar uma assinatura qualificada (digital), você garante a autenticidade e a segurança dos seus documentos eletrônicos. Além disso, ela proporciona mais agilidade aos processos, eliminando a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento em papel. Por fim, com a assinatura qualificada (digital), você pode assinar contratos, acordos, transações financeiras e outros documentos de forma rápida, segura e legalmente válida de qualquer lugar do mundo.
Assinatura digital é a mesma coisa que assinatura digitalizada?
É fundamental ressaltar que a assinatura qualificada (digital) e a assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. Em outras palavras, a assinatura qualificada (digital) refere-se a um procedimento que valida a identidade do signatário por meio de algoritmos e criptografia, contidos no certificado digital ICP-Brasil. Ou seja, ela é fundamentada nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade e não repúdio.
Por outro lado, a assinatura digitalizada é simplesmente a reprodução de uma assinatura em papel por meio de um processo de digitalização (escaneamento), não possuindo qualquer validade jurídica. Portanto, é importante entender a diferença entre esses dois conceitos ao lidar com documentos eletrônicos e garantir a segurança e a validade legal das suas assinaturas.
A seguir, entenda mais sobre assinatura com blockchains públicos.
Assinatura com blockchains públicos
Empresas que buscam uma camada adicional de segurança para seus documentos podem utilizar a Assinatura Qualificada com registro em blockchains públicos. Isso quer dizer que essa modalidade de assinatura recebe marcações específicas que garantem a autenticidade do documento, gerando um registro no blockchain e fornecendo um link de acesso ao arquivo.
Logo, a combinação da assinatura ICP-Brasil e do blockchain oferece uma dupla autenticidade, assegurando que o documento assinado não possa ser alterado após a validação. Portanto, essa abordagem proporciona uma maior confiança e proteção aos documentos, tornando-os ainda mais seguros e imutáveis.
Em seguida, descubra tudo sobre a assinatura eletrônica.
O que é assinatura eletrônica?
Sabe quando você usa um tablet, computador ou celular e rubrica sua assinatura na tela? Isso é uma assinatura eletrônica simples! Ela usa recursos como imagens, localização e até mesmo voz para garantir que o documento/ação seja autêntico(a) e possa ter validade jurídica.
A assinatura eletrônica simples tem se tornado popular em contratos e acordos que não envolvem grandes riscos financeiros. Por exemplo, contratos de serviços, propostas ou quando você aceita um acordo online. Ou seja, é uma forma prática e rápida de formalizar uma transação digital.
Sendo assim, a assinatura eletrônica simplifica processos e elimina a necessidade de assinaturas físicas. Isso torna suas transações comerciais mais ágeis e eficientes, garantindo que os acordos sejam feitos mais rápidos e de maneira segura.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
Atualmente, temos três tipos de assinatura eletrônica, cada um adequado a diferentes níveis de risco relacionados aos tipos de transações. Desde a assinatura simples até a mais avançada, e chegando à mais segura de todas, a assinatura qualificada.
Essa última é conhecida como assinatura digital e é tão confiável que até mesmo o poder judiciário a utiliza. A seguir, confira mais detalhes dos três principais tipos de assinatura eletrônica.
Assinatura eletrônica simples
Assinatura eletrônica simples é diferente da qualificada, também muito conhecida como assinatura digital, porque é gerada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo (computador, celular e tablet) e tem eficácia probatória de acordo com as evidências colhidas, como a geolocalização, voz, imagem, entre outros critérios.
Também são consideradas assinaturas eletrônicas simples, e-mail corporativo, senhas enviadas por telefone, como exemplos. Note que não há uma validação rígida da identidade.
Assinatura eletrônica avançada
Já a assinatura eletrônica avançada é aquela que vincula a identidade de uma pessoa à assinatura realizada. Nesse caso, é possível usar um certificado corporativo, desde que seja aceito pelas partes envolvidas, para comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos.
A biometria pode ser considerada um tipo de assinatura eletrônica avançada se for atrelada a outras evidências no momento da assinatura de um documento ou autenticação de uma transação.
Assinatura eletrônica qualificada
Por fim, a assinatura eletrônica qualificada, também conhecida como assinatura digital, é aquela que utiliza o certificado digital ICP-Brasil. Essa forma de assinatura é considerada a mais segura e confiável, pois está em conformidade com os padrões estabelecidos pela infraestrutura de chave pública brasileira.
Isso porque o uso do certificado digital garante a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos, sendo amplamente utilizada em diversos setores, inclusive pelo poder judiciário.
A assinatura eletrônica é segura?
Sim. As assinaturas eletrônicas são seguras, mas não se esqueça de que existem três tipos e eles devem ser escolhidos conforme a criticidade da transação para garantir a máxima segurança.
A assinatura qualificada, por exemplo, é feita com o uso do certificado digital ICP-Brasil e usa a criptografia, um processo que protege o documento por meio de codificação, tornando-o seguro contra violações. A autenticação envolve a incorporação de dados de identificação em uma versão digital do documento, permitindo a detecção de quaisquer alterações feitas após a assinatura.
Vantagens da assinatura digital e eletrônica
Antes de mais nada, com o avanço da tecnologia, há um aumento na utilização das assinaturas digitais e eletrônicas, seja por empresas, profissionais liberais, MEI’s e pessoas físicas.
Como vimos até agora, são muitos os benefícios que elas proporcionam. Em seguida, veja as principais vantagens das assinaturas eletrônicas:
- Redução de custos;
- Sustentabilidade;
- Redução da burocracia;
- Mais segurança;
- Controle e mitigação de riscos;
- Maior facilidade na gestão de informação.
Neste artigo, exploramos as diferenças entre a assinaturas eletrônicas, recursos essenciais para a validação e autenticação de documentos digitais.
Então, seja para assinar contratos, enviar documentos importantes ou facilitar transações comerciais, a Certisign tem a solução. Com o certificado digital você desfruta da assinatura qualificada – também conhecida como assinatura digital e pode assinar documentos com validade jurídica na Certisign Assinaturas, nossa plataforma de assinaturas.
Aliás, na plataforma Certisign Assinaturas, também é possível assinar documentos sem certificado digital, usando a assinatura eletrônica simples ou avançada.
Portanto, seja qual for sua escolha, a Certisign está pronta para ajudar você a adotar uma solução que trará mais praticidade e tranquilidade aos seus processos. Não deixe de conferir as opções disponíveis e dar um passo à frente na transformação digital do seu negócio com a Certisign.
